AUDIT SISTEM INFORMASI PT. POS INDONESIA MPC SEMARANG
Seiring dengan berkembangnya zaman,
pemenuhan kebutuhan akan sistem informasi bagi semua jenis organisasi
menyebabkan perkembangan sistem informasi yang begitu pesat. Penerapan
teknologi informasi pada proses bisnis suatu perusahaan dipandang sebagai suatu
solusi yang nantinya dapat meningkatkan kemampuan perusahaan di dalam
persaingan. Hal ini menyebabkan pentingnya peningkatan peran teknologi
informasi agar selaras dengan investasi yang telah dikeluarkan, sehingga
dibutuhkan perencanaan secara implementasi yang optimal.
Peranan Sistem Informasi yang
signifikan ini tentu harus diimbangi dengan pengaturan dan pengelolaan yang
tepat, sehingga kerugian-kerugian yang mungkin terjadi dapat dihindari.
Kerugian yang dimaksud dapat timbul dari masalah-masalah, seperti adanya kasus
kehilangan data, kebocoran data, informasi yang tersedia tidak akurat yang
disebabkan oleh pemrosesan data yang salah sehingga integritas data tidak dapat
dipertahankan, penyalahgunaan komputer, serta pengadaan investasi Teknologi
Informasi (TI) yang bernilai tinggi namun tidak diimbangi dengan pengembalian
nilai yang sesuai. Hal-hal tersebut tentunya sangat mempengaruhi pengambilan
keputusan, termasuk mempengaruhi efektifitas dan efisiensi di dalam pencapaian
tujuan dan strategi organisasi.
Sehubungan dengan alasan tersebut
diperlukan adanya sebuah mekanisme kontrol audit sistem informasi atau audit
terhadap pengelolaan teknologi informasi. Audit SI/TI dalam kerangka kerja
CobIT , yang lebih sering disebut dengan istilah IT Assurance ini bukan hanya
dapat memberikan evaluasi terhadap keadaan tata kelola Teknologi Informasi di
PT POS INDONESIA (Persero) MPC Semarng, tetapi dapat juga memberikan masukan yang dapat
digunakan untuk perbaikan pengelolaannya di masa yang akan datang.
1. Pendahuluan
Perkembangan dunia teknologi informasi yang
berkaitan dengan sistem informasi menjadi salah satu hal yang memiliki pengaruh
dalam segala sektor kegiatan bisnis, tak terkecuali sektor jasa di Indonesia.
Perusahaan yang berkembang pada saat ini dituntut untuk meningkatkan teknologi
yang mendukung perkembangan perusahaan. Diperlukan kecepatan dan ketepatan
informasi ketika berbagai masalah berikut tingkat kompleksitasnya perlu diolah
agar bisa mendapatkan solusi yang diperlukan secara efektif, efisien dan
sistemik bagi setiap masalah. PT. Pos Indonesia merupakan Badan Usaha Milik
Negara (BUMN) yang bergerak dibidang pelayanan jasa yang memanfaatkan peranan
teknologi informasi dalam proses operasional organisasinya. Kegiatan usaha PT.
Pos Indonesia mencakup aktivitas inti, yaitu collecting, processing, transporting
dan delivery yang berlaku untuk ketiga core bisnisnya baik komunikasi, logistik
maupun layanan keuangan. Karakteristik usaha semacam ini membuat sejak awal PT.
Pos Indonesia sadar bahwa paragdigma pengelolaan perusahaan seharusnya dapat
memperhatikan aspek teknologi, kemudian melihat perlunya transformasi
perusahaan, struktural, organisasi, sistem dan teknologi, dalam hal teknologi
adalah penyediaan sistem yang terintegrasi, salah satunya yaitu pada sistem
informasi pada layanan IPOS. I-POS adalah sebuah sistem layanan jasa pengiriman
pos yang menjadi kegiatan utama dari PT. Pos Indonesia yakni jasa pengiriman,
baik surat(mail) maupun barang / paket. Dalam penerapan sistem layanan I-POS
masih ditemukan beberapa kendala yang dialami oleh pengguna dalam mendapatkan
informasi yang akurat, beberapa masalah yang masih dijumpai dalam sistem
layanan I-POS pada kantor Pos MPC Semarang ini diantaranya adalah adanya kasus
keterlambatan penerimaan barang, kasus kehilangan data, salah memeasukan data
barang, kelemahan server sehingga menyebabkan sinkronisasi data tidak up to
date. Dengan melihat beberapa masalah dan untuk mengetahui sejauh mana peranan
teknologi informasi telah dapat merepresentasikan tujuan bisnis organisasinya,
perlu dilakukan evaluasi pengelolaan teknologi informasi melalui I-POS 4.0.3
pada PT. Pos Indonesia MPC Semarang. Dalam melakukan evaluasi pengelolaan,
diperlukan sebuah penerapan suatu metode untuk mengontrol pelaksanaan teknologi
informasi.
2. Gambaran Sistem I-POS (Integrated Postal Operations System
Pelayanan
sistem I-POS digunakan secara internal, dibagi menjadi 3 bagian yaitu:
1). I-POS
Bukti Serah 4.0.3 Aplikasi I-POS Bukti Serah adalah aplikasi yang digunakan
untuk membantu operasional dalam membuat Bukti Serah baik antar bagian maupun
antar kantor dan pembuatan R7 Manual. Pengguna dari Aplikasi adalah semua user
yang terdaftar dalam database IPOS.
2). I-POS Delivery 4.0.3 Aplikasi I-POS
modul Delivery yang selanjutnya disebut dengan Aplikasi Delivery adalah aplikasi
yang digunakan sebagai alat bantu dalam proses penanganan kiriman pos di bagian
ekspedisi (antaran). Aplikasi ini mempunyai fungsi-fungsi seperti :
1. Membuat
Delivery Order (daftar antaran) yang diserahkan oleh Manager Ekspedisi/Mandor
kepada petugas ekspedisi.
2. Membuat Berita Terima Kolektif, yaitu sebagai
tanda terima kiriman dari petugas
ekspedisi kepada penerima yang berhak.
3. Melakukan pengubahan status kiriman
menjadi berhasil antar atau gagal terantar. Sistem aplikasi ini digunakan oleh
mereka yang diberikan hak akses sebagai manajer ekspedisi atau mandor.
3). I-POS Manager Traffic 4.0.3
Aplikasi I-POS Manager Traffic adalah
aplikasi yang digunakan untuk
mempersiapkan data referensi angkutan
sebagai prasarat sebelum membuat
CN38. Pengguna dari Aplikasi adalah
semua user yang terdaftar dalam
database I-POS.
Dari ketiga sub aplikasi I-POS diatas
memiliki peran dan fungsi masingmasing, akan tetapi semua data tersebut
akan terintergrasi jadi satu dalam database nasional.
3. Hasil Evaluasi Pengukuran Maturity Level
Dalam perhitungan diketahui rata-rata
maturity level untuk domain AI dan DS
pada implementasi Sistem Aplikasi IPOS -POS 4.0.3 PT. Pos Indonesia
MPC Semarang adalah pada kriteria
defined. Berikut adalah gambar rata-rata
maturity level domain AI dan DS.
Grafik diatas menunjukan bahwa ratarata maturity level masing-masing
proses telah memenuhi kriteria defined
domain yaitu proses telah
didokumentasikan dan telah
dikomunikasikan serta dilaksanakan
berdasarkan metode pengembangan
sistem yang baik namun belum ada
proses evaluasi terhadap sistem
tersebut, sehingga masih ada
kemungkinan terjadinya penyimpangan.
Dari hasil pemetaan semua domain AI
direkapitulasi dan dirata-rata dengan
hasil pada tabel di bawah ini:
Dari hasil pengolahan data diatas,
ratarata maturity level yang telah
dicapai pada domain Acquire and
Implementation pada PT Pos Indonesia
MPC Semarang adalah 2,95.
Dari hasil pemetaan semua domain DS
direkapitulasi dan dirata-rata dengan
hasil pada tabel di bawah ini:
Dari hasil pengolahan data diatas, ratarata maturity level yang telah dicapai
pada domain Deliver and Support pada
PT Pos Indonesia MPC Semarang
adalah 2,86.
4. Kesimpulan
Rata-rata tingkat kematangan pada
domain Acquire and Implement (AI)
yang meliputi proses AI1, AI2, AI3,
AI4, AI5 dan AI6 terletak pada skala 3-
Defined. Hal ini menunjukkan institusi
telah memiliki prosedur baku formal
dan tertulis yang telah disosialisasikan
ke segenap penggunan untuk dapat
dipatuhi dan dikerjakan dalam aktivitas
sehari-hari. Proses pengelolaan
perubahan dari versi I-POS sebelumnya
hingga yang saat ini digunakan I-POS
4.0.3 sudah dilakukan dengan baik
ditunjang dengan adanya pemeliharaan
infrastruktur yang baik. Sedangkan ratarata tingkat kematangan pada domain
Delivery and Support (DS) yang
meliputi proses DS1, DS3, DS4, DS5,
DS7, DS8, DS9, DS10, DS11, DS12
dan DS 13 terletak pada skala 3-
Defined. Hal ini menunjukkan bahwa
dalam pengoperasian I-POS 4.03 sudah
didukung dengan adanya keamanan TI
baik dari segi keamanan sistem maupun
keamanan data serta terdapat
pengelolaan yang baik dalam hal
mengelola masalah dan lingkungan
fisik. Pada domain AI dan DS rata-rata
berada pada skala 2,96 dan 2,85
(Defined) yang berarti bahwa penerapan
I-POS 4.0.3 pada institusi telah
didokumentasikan dan telah
dikomunikasikan serta dilaksanakan berdasar metode pengembangan sistem
komputerisasi yang baik, namun belum
ada proses evaluasi terhadap sistem
tersebut, sehingga masih ada
kemungkinan terjadinya penyimpangan.
5. Saran
- Tata kelola TI untuk Sistem
Informasi I-POS 4.0.3 yang
diterapkan pada PT. Pos Indonesia
MPC Semarang berada pada skala
3-Defined sehingga diharapkan tata
kelola di masa depan dapat
ditingkatkan lagi hingga mencapai
level managed atau optimized agar
sistem yang diimplementasikan
dapat memenuhi tata kelola TI yang
semakin baik.
- Pada penelitian selanjutnya, perlu
menambahkan penggunaan
indikator kinerja Key Goal
Indicators (KGI) dan Key
Performance Indicators (KPI) serta
mengidentifikasi Critical Success
Factor (CSF) dalam analisis
pengukuran kinerja tata kelola TI.
daftar pustaka:
http://ayumegapratamuach.blogspot.com/2013/01/landasanteoripengertianevaluasi-sistem.html
Komentar
Posting Komentar